Een KPI dashboard hoort je in één oogopslag te vertellen hoe je ervoor staat. In de praktijk staat het er, en kijkt er tijdens het maandoverleg niemand naar. Dat is geen ontwerpprobleem. Dat zijn de verkeerde KPI's, op het verkeerde niveau, voor de verkeerde persoon. Bij Kasparov BI beginnen we met een strategisch Performance Management Framework, nog voordat er één KPI op een scherm staat. Pas dan heeft een dashboard iets zinnigs te vertellen.
De betekenis van een KPI dashboard: het is een overzicht waarin de belangrijkste prestatie-indicatoren van een organisatie, afdeling of team samenkomen. Een KPI, kort voor key performance indicator, is niets anders dan een meetbaar gemaakt doel: geen ambitie, maar een cijfer waar je een ja of nee aan ‘hangt’. Een dashboard bundelt een beperkt aantal van die cijfers zodat je in één oogopslag ziet hoe je ervoor staat ten opzichte van je vooraf gestelde doelen. Deze KPI's liggen altijd in lijn met de strategische doelstelling van je organisatie.
We zien het geregeld: een bedrijf heeft allang diverse KPI dashboards, maar niet het juiste voor de juiste doelgroep. Te veel cijfers, een presentatie die niet aansluit bij de afdeling die ernaar moet kijken, geen koppeling aan een beslissing die iemand moet nemen, enzovoorts. Dat verhelp je niet met een nieuwe kleurstelling. Dat maak je beter door eerst scherp te krijgen welke KPI's op welke plek thuishoren. En dat is de basis voor performance management.
Waarom een uniform dashboard niet werkt
Een directeur wil bijvoorbeeld weten of de organisatie de strategische doelen haalt. Een teamlead wil weten of deze week goed loopt.
Neem een business dashboard voor het management van een groeiend bedrijf. Daar draait het om een handvol harde cijfers: omzet versus budget, marge, cashpositie. Niet om dertig indicatoren door elkaar, maar precies de drie of vier waar een directeur tijdens een overleg naar grijpt. Zet je datzelfde dashboard voor een teamlead neer, dan mist die persoon juist waar hij vandaag iets aan heeft.
Op de vloer verandert de vraag namelijk compleet. Een planner wil niet weten hoe de kwartaalomzet zich verhoudt tot de begroting. Die wil weten of de bezetting van morgen klopt. Strategische, tactische en operationele KPI's hangen samen, maar hebben in de praktijk niet voor iedere afdeling of ieder team eenzelfde waarde. Zet je ze allemaal op één scherm, dan klopt het voor niemand precies. Dit soort keuzes maakt een BI consultant met je, voordat er ook maar één gebruiksvriendelijke en intuïtieve visual gebouwd wordt.
Een KPI dashboard voor sales draait doorgaans om conversie, gemiddelde ordergrootte en de voortgang in de pipeline. Voor finance gaat het weer om liquiditeit, marge en afwijking ten opzichte van budget. Voor marketing en operations verschuift de focus naar respectievelijk campagnerendement en doorlooptijd, uitval en bezetting.
Logisch, maar toch zien we dashboards waarin bijvoorbeeld een salesteam wordt afgerekend op cijfers waar ze part noch deel aan hebben.
Sectorcontext maakt het nog scherper. In de foodsector draait stuurinformatie steeds vaker om voorspelde omzet per vestiging, op basis van kassadata en patronen uit het verleden, in plaats van alleen terugkijken op wat er al gebeurd is. Dat is de volgende stap: een dashboard dat niet alleen toont wat er speelde, maar met AI een voorspellende waarde toevoegt aan wat je morgen kunt verwachten, tot op een nauwkeurigheid die in de praktijk kan oplopen tot boven de 90 procent. Dat is precies waar AI & Data Science om de hoek komt kijken, voor situaties waar alleen terugkijken niet meer volstaat. Voor deze Forecasting zetten wij Machine Learning in.
Wil je weten welke dashboard KPI's voor jouw team wél het verschil maken?
Drie redenen waarom een KPI dashboard vastloopt samengevat
Te veel indicatoren. Als alles gemeten wordt, verdwijnt het onderscheid tussen urgent en fijn-om-te-weten.
Een mismatch in niveau. Strategische KPI's op een operationeel scherm, of andersom, en niemand voelt zich er echt verantwoordelijk voor. Dat geldt evengoed voor een performance dashboard op directieniveau als voor een rapportage op de vloer.
Data die niet klopt. Cijfers met vertraging, of per afdeling anders geteld, ondermijnen het vertrouwen snel. Eén keer een dashboard wantrouwen is genoeg om het daarna links te laten liggen.
Een KPI dashboard zelf is nooit beter dan de data die eraan ten grondslag ligt. Komen de cijfers uit losse Excel-bestanden of systemen die niet op elkaar aansluiten, dan blijft het overzicht kwetsbaar, hoe strak het er ook uitziet. Daar helpt gedegen AI & Data Platform Ontwikkeling bij: één bron van waarheid, in plaats van cijfers die elke maand net anders zijn samengesteld.
Hoe wij bij een KPI dashboard te werk gaan
Eerst de KPI's, dan het dashboard. We vertalen strategische doelen naar indicatoren op het niveau waar ze thuishoren, samen met het management en de mensen die er dagelijks mee werken. Dat is de basis van performance en het gaat vooraf aan alles wat er daarna technisch gebeurt.
Een KPI dashboard bouwen we op maat, waarbij structuur en leesbaarheid net zo zwaar wegen als de cijfers zelf. Hoe dat er in de praktijk uitziet, van databron tot visuele indeling, lees je op onze pagina Power BI dashboard laten maken.
Een KPI dashboard is een overzicht waarin de belangrijkste prestatie-indicatoren van een organisatie, afdeling of team samenkomen, zodat je in één oogopslag ziet hoe je presteert ten opzichte van je doelen.
Dat verschilt per niveau en afdeling. Een dashboard werkt het best met een beperkt aantal indicatoren die direct aan een beslissing gekoppeld zijn. Te veel KPI's op één scherm laten het onderscheid tussen urgent en informatief verdwijnen.
Een strategisch dashboard toont voortgang op de langetermijndoelen van een organisatie en is gericht op management. Een operationeel dashboard toont dagelijkse of wekelijkse prestaties en is gericht op teams die er direct naar kunnen handelen.
De meest voorkomende oorzaken zijn te veel indicatoren op één scherm, KPI's op het verkeerde organisatieniveau en onderliggende data die niet betrouwbaar of actueel genoeg is.
Wat zeggen onze relaties en klanten?
Het beste bewijs van wat wij doen komt van de mensen met wie we dagelijks werken: onze klanten en relaties. Lees ze hier.
"Chassé Theater zet innovatieve stappen met AI & Data Science"
Chassé theater
Roxanne Beijsens - Data & BI Specialist
