De route naar een succesvol dashboard

Informatiearchitectuur in UX design

Het ontwikkelen van een dashboard is een boeiend en veelzijdig proces. Het vergt niet alleen technische expertise, maar ook creativiteit en een scherp oog voor bedrijfsprocessen en gebruikersbehoeften. Een succesvol dashboard ontstaat door een samenspel tussen data-ontsluiting, -analyse en -visualisatie. Zo biedt het waardevol inzicht en versterkt het besluitvorming in een organisatie.

In de praktijk zien we echter vaak twee valkuilen. Ten eerste ligt de focus soms te eenzijdig op de technische ontwikkeling, terwijl het visuele aspect van het dashboard wordt vergeten. Ten tweede kunnen snel genomen beslissingen – vanuit haast of enthousiasme - leiden tot een wildgroei aan dashboards zonder duidelijk doel. Deze valkuilen kunnen zorgen voor inconsistente en ongebruikte dashboards. En dat is natuurlijk zonde!

Hoe voorkomen we dit? Het begint bij het maken van de juiste keuzes. Voordat we aan de slag gaan met de technische ontwikkeling, moeten we ons afvragen: welke informatie is écht waardevol voor de gebruiker? Welke inzichten zijn nodig om effectieve beslissingen te nemen? En: Hoe komt de gebruiker tot die inzichten?

Dit is het terrein van informatiearchitectuur. Een goed ontworpen informatiearchitectuur zorgt ervoor dat de juiste inzichten op de juiste plek terechtkomen. Ze helpt de informatie zodanig organiseren dat die vindbaar, begrijpelijk en relevant is. Wellicht heb je er wel eens over gehoord of misschien is het concept je nog onbekend. Na het lezen van deze blog weet je wat een informatiearchitectuur is, waarom ze belangrijk is en hoe je haar opneemt in je ontwikkelproces.

Een dashboard maken is een bouwproject

De term ‘architectuur’ zegt het al: een informatiearchitectuur heeft een vergelijkbare functie als een plattegrond bij het bouwen van een huis. Dit ontwerp wordt aan het begin van een project gemaakt en fungeert als leidraad tijdens het proces. Het zal waarschijnlijk enkele aanpassingen ondergaan voordat het volledig aansluit bij de behoeften, en ook tijdens het proces kan - en mag - het veranderen. Hoewel de architectuur aan verandering onderhevig kan zijn, weten alle betrokkenen dankzij de architectuur gedurende het hele project waar naartoe wordt gewerkt.

Stap 1: Van valse start naar een goed begin

Voordat je begint met het ontwerpen van de informatiearchitectuur voor een dashboard, is het essentieel om de voorwaarden helder te hebben. Er zijn drie cruciale aspecten die we moeten begrijpen:

1. Doelstellingen:
   • Wat zijn de doelen die het dashboard en de verschillende rapportages moeten bereiken?
   • Ga in gesprek met de betrokken stakeholders en verzamel zoveel mogelijk doelen, behoeften en wensen.
   • Houd nauwlettend in de gaten welke doelen bij welke stakeholder horen.
   • Selecteer vervolgens de prioriteiten en haalbare doelen.
      
2. Doelgroep:
   • Bepaal wie uiteindelijk gebruik zal maken van het dashboard.
   • Identificeer de specifieke gebruikersgroepen en hun behoeften.
      
3. Gebruikersbehoeften:
   • Wat heeft de gebruiker nodig om zijn werk effectief uit te voeren en de gestelde doelen te bereiken?
   • Hoe kunnen we de gebruiker hierbij ondersteunen?

Kortom, begin met duidelijke doelen, een heldere doelgroep en een diepgaand begrip van de gebruikersbehoeften.

Stap 2: De kunst van het kiezen

Het is intuïtief om een dashboard in te delen op basis van onderwerp. Maar één dashboard met hetzelfde onderwerp kan voor verschillende gebruikers verschillende functies vervullen. Soms is het daarom zelfs noodzakelijk om voor hetzelfde onderwerp verschillende dashboards te maken.

Nu volgt de stap die vaak als overweldigend wordt ervaren: Hoe maak je keuzes voor de inrichting van het dashboard? We gebruiken de inventarisatie van doelen, doelgroep en behoeften uit stap 1 om beslissingen te nemen bij het ontwerp.

1. Bepaal het niveau van besluitvorming: Strategisch, tactisch of operationeel?
   Besluitvormingsniveaus verwijzen naar de verschillende lagen waarop beslissingen worden genomen in een organisatie. Deze niveaus kunnen strategisch, tactisch of operationeel zijn, elk met hun eigen focus en verantwoordelijkheden. Wanneer je de functionaliteit van het dashboard wil bepalen, kun je kijken naar het besluitvormingsniveau van je gebruiker.
   
   Strategisch
   Strategische besluitvorming focust zich op langetermijndoelen die de koers van het bedrijf bepalen. Deze doelstellingen definiëren het succes, en worden meestal vastgesteld op directieniveau. Een strategisch dashboard laat de voortgang op lange termijn zien, meestal in de vorm van KPI’s afgezet tegen targets.
   
   Tactisch
   Tactische besluitvorming zijn de tussenstappen en acties die worden genomen om de strategische doelstellingen te behalen; dit is die veelbesproken stuurinformatie. Een tactisch dashboard helpt te bepalen welke acties of handelingen er moeten worden uitgevoerd om doelstellingen te behalen.
   
   Operationeel
   Operationele besluitvorming gaat over het efficiënt uitvoeren van werkzaamheden. Een operationeel dashboard helpt werkzaamheden te automatiseren en prioriteren.
    
2. Kies de functionaliteit van het dashboard
   Op basis van de gebruikersgroep en het niveau van besluitvorming kun je een functionaliteit kiezen. Het dashboard kan in zijn geheel beantwoorden aan deze functionaliteit, maar de aparte pagina’s of zelfs de onderdelen op één pagina kunnen ook een andere functionaliteit hebben.